【意外な時短術】デスクトップをスッキリさせる！

こんにちは。
今日は『【意外な時短術】デスクトップをスッキリさせる！』
このテーマでお話します。

今日はパソコンでの仕事術を紹介します。

先生はパソコンを使う仕事が多いですよね。
デジタルでも仕事術が大切です。

パソコンを使って仕事をしているあなたに聞きます。

デスクトップはきれいな状態ですか？

ここでいうきれいな状態というのは、ショートカットなどのファイルを置いていない、という状態です。

あなたのファイルはきれいな状態でしょうか。ワードやエクセル、パワーポイント等のソフトのショートカットはいいのですが、そのファイルをデスクトップに保存していませんか？

例えば「○月定例会議議事録」等。
ファイルをデスクトップに置いているのは、整理整頓できている状態とは言えません。

なぜか。
必要な情報を取り出しにくいからです。

デスクトップにファイルがびっしりと並んでいる人。あなたの会社にもいないでしょうか。
いかにも仕事ができそうな人という感じですが、実際のところはどうでしょうか。

こんなことないですか？

ゆっくりできる仕事ならいいでしょうが、仕事を速く進めるためには「速さが命」です。
「後で出す」なんて悠長なことを言っていては、どんどん仕事がたまっていきます。

そもそも、今見たい、今欲しいから聞いているんです。
後回しにされたら、頼んだ人の仕事が止まってしまいます。

探し物をしている時間は、何も産み出しません。生産性ゼロの時間です。
ではどのようなことをポイントにデスクトップを整理していけばいいのでしょうか。

まず、いかに情報を整理するか、という観点ではなく、
「いかに取り出しやすいか。」
という観点でファイルをまとめてフォルダを作ります。

保存先はデスクトップ以外ならどこでも構いません。
スタートメニューを開くと「ドキュメント」フォルダがすぐにあるので、とりあえずはそこでいいでしょう。

もしくは、職場で共通のフォルダがあるなら、そこにしてください。
「フォルダはどのぐらいのまとまりで作ればいいの？」
答えははっきりとは言えないのですが、１つポイントをあげるとすると、『自分以外の誰かが探しやすいまとまり』でフォルダを作るとよいでしょう。

例えばあなたが、「月別」にフォルダを作ったとします。

最終的に年度や決算終わりには、
４月　５月　６月　７月
と月だけ書かれたフォルダが残るわけです。

あなたは、ここから「夏のイベントに向けた企画書の下書き」を探そうと思います。
どこのフォルダに入っているか、即答できるでしょうか。

保存した自分自身が、分かりにくいまとめ方になっているのではないでしょうか。
夏のイベントだから７月でしょうか。それとも企画書なので６月でしょうか。
下書き段階なのだから４月か５月かもしれません。

もうこうなると、各フォルダを探していくしかありません。
あなた自身が分かりにくいのですから、そのフォルダを使って次に仕事をする人は、余計に分かりません。

例えば、「夏のイベント」や「企画書下書き」などと大きいフォルダを作り、その中に「○月」と小フォルダを作っていけばいいのです。

プロジェクトや行事、企画単位でフォルダを作ると分かりやすいと思います。
ここでやってはいけないことは「ファイルを単体で保管すること」です。

「どこのフォルダにも入らないから、フォルダに入れなくていいや。」はやめてください。
そのうち、そのような迷子ファイルがフォルダからあふれて増えていき、結局たくさんのファイルの中から探し出すことになります。

また、「その他」フォルダを作ることもやめましょう。
これも同じ理由で、どこにも入らないファイルがその他フォルダにあふれ、探す作業が必要になります。

「検索ですぐ分かるからいいでしょう。」という声が聞こえてきそうです。

確かに検索は便利ですし、それでほとんどの問題が解決するでしょう。
しかし、仕事を進めていくうちに「あれ？　あのファイルはどんな名前で保存したっけ？」という状態になることがあります。

あれやこれや検索ワードを入れて探してもヒットしない。きっとこのフォルダのどこかにあるのになあ。

お気づきですか、その時間も「探している時間」なのです。

とにかくファイルはフォルダを作って入れる。
フォルダを作ったはいいけど、ファイルが１つしかない。

それでもいいんです。フォルダは人に見せるために作るものではありません。
自分が情報を探しやすいように、フォルダは作るんです。
そうしてできたフォルダは、ショートカットを作ります。

ショートカットならフォルダ本体ではないので、容量も軽いです。
右クリック→ショートカットの作成　をクリックすると、同じフォルダ内にショートカットができます。

それを「切り取り」して、デスクトップに貼り付けます。
この作業をしておくと、次ファイルを探そうと思ったら、ショートカットキーをダブルクリックして、そのフォルダにとべばいいのです。

デスクトップはとにかく見た目少なく。
ショートカットも８個ぐらいまでに絞って作ってください。

情報をすぐに探し出せるスピートを体感できると思います。
ちなみに私は、「探し物は１０秒以内に解決」を自分ルールとしています。

自分がファイルを見たい時、人に情報を求められた時、１０秒以内に探し出すことができると、
自分の仕事がスムーズに進むだけではなく、「はやっ！」と驚かれて信用があがります。

情報を早く出せる人＝情報の整理整頓をしている人

という一般常識があるからでしょう。その一般常識を大いに自分の印象アップのために利用しましょう。

でもここまでお話しした通り、やることはシンプル。
『自分以外の誰かが探しやすいまとまり』でフォルダを作るだけです。

ちまちまとした作業になりますが、そのちまちまをコツコツと積み重ねるだけで、情報を探す時間が大幅に減ります。

まずは１週間、フォルダ整理をしてみてください。

はい、ということで今日は
『【意外な時短術】デスクトップをスッキリさせる！』
このテーマでお話しました！