リモートワークや在宅勤務が当たり前になる時代が、もうすぐそこまできています。
今日は、そんな時代を迎えるために、役に立つ知識・スキルを紹介します。
今日の結論。ズバリ、
『Word・Excel・Powerpointを、全てGoogleのソフトで作りましょう!』
です。
先生は、学校のパソコンや家のパソコンで、マイクロソフトのソフトが身近になっていると思います。
・Wordで文書を作る
・Excelで表計算や時間割、成績表を作る
・Powerpointでスライドを作る
機能がたくさんあり、使い勝手もよくて、もう手放せない！という方も多いでしょう。
また、一太郎が好きで使っている人も多いです。
今日は、それらをさらに便利にするツールをお知らせします。
『Google』のソフトです。
詳しく言うと、以下の通りです。
Word → Googleドキュメント
Excel → Googleスプレッドシート
Powerpoint → Googleスライド
という名前のソフトです。
何がすごいのか。
お伝えしたいメリットはたくさんあります
・スマホで操作できる
・無料
・すぐ自動保存される
・機能がシンプル
・どこでも作業可能
・１５ギガ無料
・Word・Excel・Powerpointでファイルを開ける
・GoogleソフトでWord・Excel・Powerpointを開ける
・テンプレがおしゃれ
それぞれ簡単に説明します。
・スマホで操作できる
それぞれ、無料でアプリがインストールできます。
操作が簡単で、いつでもパソコンを開かなくても文書を作ったり、スライドを作ったりできます。
・無料
全ての機能が無料です！
・すぐ自動保存される
作業しているそばからファイルが自動保存されていくので、「保存していなかった！」ということが、もうなくなります。
・機能がシンプル
Wordなどは、機能が充実していることが魅力です。しかし、多機能なあまり、勝手に番号が振られたり、行が変わると先頭の文字位置がずれたり、印刷プレビューと実際に印刷されたものが違ったり、などと、よくわからない機能に悩まされることがあります。
その点、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドは『シンプルさ』を売りにしているので、非常に操作が分かりやすいです。
・１５ギガ無料
ファイルは『Googleドライブ』というクラウドに自動保存されます。しかも、容量は１５ギガまで無料。つまり、１５ギガのUSBメモリを無料でもらえているということです。しかもクラウドというネット上のサーバーに保存されるので、物理的にメモリースティックを持ち歩く必要はありません。
・Word・Excel・Powerpointでファイルを開ける
これが最大のメリットです。やはり機能がシンプルな分、機能が限られています。Googleドキュメントで作った文書は、Wordで開くことができます。ということは、スマホのoogleドキュメントで文書をあらかた作成、パソコンのWordで仕上げるという使い方もできるということです。
・GoogleソフトでWord・Excel・Powerpointを開ける
また、その逆もできます。これまで使っていたWordなどで作ったファイルはGoogleドキュメントなど、それぞれ対応するソフトで開くことができるんです。すごいですよね。
・テンプレがおしゃれ
Googleの特徴と言ってもいいでしょう。おしゃれなテンプレートが山ほどあります。Powerpointのテンプレは、どこかでかぶったりすることが多かったですが、Googleスライドは、おしゃれなテンプレが数多くあるので、かぶる可能性は低いでしょう。
・クラウドに保存で安心
Googleドライブというクラウドに大切なファイルを保存することは、やや不安がある人もいるでしょう。しかし、もう時代はとっくに、「ファイルはクラウドに保存する時代」です。当然、企業側もセキュリティ面を強化して対策しています。Googleドライブも、安心の対策をとっていることが書かれているので、安心です。
ここが一番のネックだと思うので、不安な方は、「Googleドライブ セキュリティ」などと調べてみることをおすすめします。
それでも不安な方は、Googleドキュメントなどで作成する文書は、個人情報のないものにしてみてはどうでしょうか。行事の提案、学級通信のコラム的なもの、時間割など、意外と個人情報の入らない文書はたくさんありますよ。
実は私は、このGoogleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドを最近知りました。
Googleドキュメントはメモ帳アプリとして使っています。この記事も、ドキュメントで作成して、コピペしました。
Googleスライドは、オンライン研修のスライドを作るのに役立っています。パソコンの前に座らなくてもスライド作成をできるのは魅力です！ 私は、病院の待ち合いの時間、リビングでのちょっとした隙間時間、気が向いたときに作業しています。
Googleスプレッドシートはまだ使っていませんが、いずれは関数を研究するのにいじろうと思っています。
今日は、Googleソフトを活用して、仕事の幅を広げよう！という話でした。
騙されたと思って、使ってみてください。きっと、便利ですよ！
